Onze rolverdeling

Even een terugblik
Op onze introductiepagina was al te lezen welke teamrollen en mediaprofielen de verschillende groepsleden hebben volgens de tests die we daarvoor moesten maken. Nu we een tijdje bezig zijn met het project, is het wel interessant om daar nog eens op terug te blikken. De mediaprofielen komen we minder tegen dan de teamrollen, maar ze lijken bij iedereen wel ongeveer te kloppen. Het is een stuk interessanter om de teamrollen nog eens onder de loep te nemen en te vergelijken met de daadwerkelijke inrichting van onze projectgroep.

 

Pieter zou een 'groepswerker' zijn en graag voor consensus binnen de groep zorgen met zijn rol als 'voorzitter'. Zoals te verwachten valt bij een test met gesloten vragen, kloppen de resultaten deels wel, maar deels ook niet. Zo wordt onder 'groepswerker' verstaan dat deze persoon zorgt voor een goede sfeer in het team en vriendelijk en contactgericht is. Dit klopt allemaal bij Pieter, die vaak de eerste is om erop te hameren dat we weer eens echt met zijn allen bij elkaar moeten komen. Hij vindt het lastig om op afstand dingen te regelen en vergeet daardoor wel eens dingen te doen. Zijn rol als 'voorzitter' komt in de praktijk iets minder naar voren. Dit komt waarschijnlijk door zijn drukke dagindeling met werk, studievereniging en een andere studie dan de rest van de groep, waardoor hij vaak op andere tijden beschikbaar is. Dat maakt de coördinerende, verbindende rol van 'voorzitter' bij hem in de praktijk lastig uitvoerbaar. We hopen echter nog wel gebruik te kunnen maken van zijn vele werk voor de vereniging. Hij weet daardoor namelijk best wat over communicatie, statistieken en social media en we hopen dat hij wat van de technische social media kant overneemt, zodat dit niet meer alleen door Eva en Margaret gedaan hoeft te worden.

Omdat het coördinerende werk van de 'voorzitter' wel van belang is voor ons project, heeft Margaret dit opgepakt, alhoewel het volgens de test niet haar voornaamste teamrol is. Margaret deelt met Pieter de rol van 'groepswerker' en die kwaliteiten zijn inderdaad ook bij haar aanwezig, al gaat de communicatie haar op afstand een stuk gemakkelijker af. Veel opvallender is echter haar rol als 'zorgdrager'. Ze houdt zich altijd bezig met de kwaliteit van het werk dat geleverd wordt en let daarnaast goed op mogelijke valkuilen. Niet voor niets is zij degene die ons projectplan opstelt en zorgt dat eventuele tijdelijke uitval van een groepsgenoot altijd netjes opgevangen wordt. Haar goede oog voor kwaliteit maakt haar bovendien tot de beste keuze voor het kritisch analyseren van literatuur, colleges en feedback. Zij schrijft dan ook de meeste blogs die hierover gaan en doet geregeld onderzoek naar andere bruikbare informatie.

De teamrol van Sophie waar we in eerste instantie het meest gebruik van dachten te maken, is die van 'brononderzoeker'. Iemand met deze rol wordt omschreven als een typische netwerker die zorgt voor contacten en ideeën. In de praktijk is deze rol bij Sophie in dit project echter wat overschaduwd door die van 'plant'. De introverte eigenschappen van deze rol weerhouden haar ervan om alle ideeën door te laten komen. Daarnaast bleek Sophie uiteindelijk de minste voeling met het onderwerp te hebben, dus is het eigenlijk ook niet mogelijk voor haar om de eigenschappen van de 'brononderzoeker' te vertonen binnen het kader van dit project. Desondanks probeert ze af en toe toch met nieuwe dingen op de proppen te komen om het werk van de rest aan te vullen, al blijkt ze dan soms wat achter de feiten aan te lopen.

De twee teamrollen die bij Eva het sterkst naar voren kwamen in de test, zijn allebei wel van toepassing, maar beschrijven eigenlijk niet alles wat ze doet, een beetje zoals bij Margaret. Zo is ze als 'bedrijfsvrouw' inderdaad de organisator van de groep. Zij stuurt als het ware het project en schrijft de meeste blogs en social media berichten. Ze neemt ook een deel van de rol als 'brononderzoeker' over van Sophie, omdat zij wel over een breed netwerk beschikt binnen het onderwerp van het project. Het contact met het goede doel via telefoon en email verloopt ook via haar. Daarnaast heeft ze nog haar rol als 'monitor', om het werk van de groep te analyseren en objectief te bekijken. Zij is daarom vaak degene die feedback geeft op ideeën van de anderen en die ook alle feedback en reacties van mensen buiten de projectgroep verwerkt.

4. (2) Projectplan

Stap 4 (2): de strategie in een projectplan gieten 

Projectdefinitie
Als onderdeel van het vak Mediawijsheid aan de Universiteit van Tilburg hebben wij een groep gevormd en een goed doel gekozen dat wij graag willen helpen. Ons oog is daarbij gevallen op Hulp voor Helden. Hulp voor Helden is een goed doel dat zich inzet voor het welzijn van militairen en veteranen, of, zoals ze het zelf formuleren in hun missie:
"Hulp voor Helden wil het welzijn bevorderen van mensen die militair of veteraan zijn."
Om daar naartoe te werken hebben ze zelf al allerlei mooie projecten opgezet, waar belangstellenden geld aan kunnen doneren. Wij hebben dan ook besloten om bij een al bestaand project aan te sluiten, namelijk het dagboekjes project.

Met het dagboekjes project wordt een totaalbedrag van 10.000 euro ingezameld, om sets van twee dagboekjes en een schrijfcassette te kunnen verstrekken aan militairen die uitgezonden worden en hun thuisfront. Op dit moment is al 38% van dat bedrag opgehaald, 3800 euro dus. Ons leek het een mooi streven om het overige bedrag te willen gaan ophalen, door middel van een slim inzetten van verschillende media.

Door ervaringen op te schrijven terwijl de militair op uitzending is en het leven thuis toch ook gewoon verder gaat, blijven de twee verschillende fronten desondanks verbonden. Wanneer de militair weer thuis komt kunnen de dagboekjes uitgewisseld worden, waardoor iedereen snel op de hoogte is van wat er allemaal gebeurd is in de tussentijd. De tijd die de militair thuis kan doorbrengen is misschien maar kort en dus bijzonder kostbaar. Het is dan extra fijn als iedereen snel op de hoogte gebracht kan worden van wat er allemaal gebeurd is.

We leven echter in het tijdperk van social media, die het steeds gemakkelijker maken om contacten te leggen met mensen ver weg en dichtbij. Een kritische vraag zou dus de volgende kunnen zijn: "waarom zijn die dagboekjes eigenlijk nodig, ze kunnen toch ook met elkaar mailen of skypen?" In de eerste plaats is het verkrijgen van een goede internetverbinding op een uitzending minder vanzelfsprekend dan voor iemand die in het gemak van zijn of haar eigen huis verkeert. Een belangrijker punt is echter dat niet alle ervaringen op het moment dat ze gebeuren, of net gebeurd zijn al verteld mogen worden aan de buitenwereld. Dat heeft natuurlijk alles te maken met veiligheid. Je kunt wel aan het thuisfront mailen dat je de volgende dag een aanval zult doen, maar voor hetzelfde geld komt die informatie in verkeerde handen terecht. Daarmee riskeer je de veiligheid van niet alleen jezelf, maar ook talloze anderen. De dagboekjes vormen hier een oplossing voor. Zo kunnen ervaringen toch direct worden opgeschreven, zonder dat de veiligheid in het geding komt. Het direct opschrijven is een ander punt van belang. Hoe vaak vergeten we zelf eigenlijk iets? Ons geheugen is niet feilloos en ook daarom zijn de dagboekjes belangrijk. Ze bieden de militair en het thuisfront de mogelijkheid om een zo volledig mogelijk verhaal te vertellen aan elkaar, zonder belangrijke gebeurtenissen of emoties te vergeten, omdat daar even niet aan gedacht wordt, of omdat die alweer vergeten zijn.

Risicomanagement
In Kamphorst (2010) wordt risicomanagement als volgt gedefinieerd: 
"Alle potentiële, niet geplande gebeurtenissen, die het behalen van ons projectplan in gevaar kunnen brengen. Wat kan ons project laten mislukken? Wat kunnen we doen om dat te voorkomen?" Als groep onderscheiden we een aantal belangrijke risicofactoren, namelijk:

• Een van ons stopt met het vak of de studie.
• Een van ons wordt langdurig ziek en kan daardoor weinig tot niets meer bijdragen aan de groepsactiviteiten.
• De media-aandacht die we genereren keert zich tegen ons of ons goede doel.
• De mediastrategie die we hanteren leidt niet tot het gewenste effect.

Wat betreft de eerste twee risicofactoren kan gesteld worden dat we met z'n vieren zijn. Wanneer één van ons stopt of om wat voor reden dan ook niets meer kan bijdragen aan het groepsproject kunnen de overgebleven groepsleden die taken oppakken.
Wat we doen als de media-aandacht die we weten te genereren zich tegen ons keert moeten we met name dan bekijken. Gaat het om een reactie die veel aandacht trekt, of is het iets relatief kleins bijvoorbeeld? Waar reageren mensen op? Gaat het om een misverstand? Samengevat: we zullen dan dus moeten kijken om wat voor soort reactie het gaat en aan de hand daarvan bijvoorbeeld reageren met aanvullende informatie over wat we precies willen bereiken, of wat het belang van dit doel is.
Het laatste risico dat we zien is het hebben van een niet-werkende mediastrategie. In dit opzicht zullen we erg alert moeten zijn en continu in de gaten moeten houden of onze mediastrategie wel oplevert wat we willen dat het oplevert. Zodra we merken dat het mis gaat moeten we gaan analyseren op welk punt het dan mis gaat en wat we moeten aanpassen om bijvoorbeeld beter bij ons publiek en onze doelgroep aan te sluiten. We zullen dus gaandeweg moeten blijven reflecteren op ons proces.

Activiteitenplan
In het activiteitenplan worden de deelresultaten en de weg daarnaartoe besproken. Hoe gaan we dit project uitvoeren, is hier de centrale vraag (Kamphorst, 2010).
In de eerste plaats zijn er de tussenstappen die we per college zetten in de richting van ons einddoel. Deze stappen verschaffen ons inzicht in de materie en zorgen ervoor dat we ons kunnen verdiepen in de stof, kunnen brainstormen over nuttige manieren om media in te zetten voor ons doel en hoe we ons zo goed mogelijk daarvoor in kunnen zetten. Kortom: deze tussenstappen zijn cruciaal voor het uiteindelijke einddoel. Zonder een aanloop kan je namelijk ook geen sprong in het diepe wagen. Daarnaast is er de concrete mediastrategie die we gaan uitwerken. Dit vormt de "sprong in het diepe" die wij gaan wagen, omdat een dergelijk strategisch mediagebruik nieuw voor ons is. Dat maakt het zowel een spannend als een leerzaam feit. Daarnaast lanceren we onze actie en daarmee onze mediastrategie bij de kick-off, in de week van 14 april. Daarvoor moet ons plan dus vorm hebben gekregen. Vóór 22 mei moet de overdracht van dit project aan ons goede doel hebben plaatsgevonden en dat is, tezamen met onze reflectie, de laatste stap in dit proces. Dan zal blijken of wij de doelstelling hebben gehaald of niet en waardoor dat is gekomen.

Beheersplan
Een beheersplan omvat alle afspraken rondom tijd, geld, kwaliteit, organisatie en communicatie. Het gaat hier over de middelen waarmee we het project uitvoeren (Kamphorst, 2010).
Wat betreft tijd zijn er twee vaststaande data, namelijk de kick-off en de overdracht. De kick-off vindt plaats in de week van 14 april en de overdracht van dit project aan ons goede doel, Hulp voor Helden, moet plaatsgevonden hebben voor 22 mei.
Met geldzaken hebben we alleen te maken in de zin van hoe we met het opgehaalde geld omgaan, we hebben als groep namelijk geen budget om te besteden. Verwijzen we belangstellenden direct door naar de website van Hulp voor Helden of roepen we zelf tijdelijk iets in het leven om zo de voortgang richting ons doel bij te houden? We hebben ervoor gekozen gebruik te gaan maken van een crowdfunding website. Hiermee kunnen we onze eigen voortgang meten en dat iets in de eerste plaats iets wat we erg belangrijk vinden. Daarnaast vinden we het ook simpelweg leuker om Hulp voor Helden een concreet bedrag te kunnen aanbieden bij de overdracht.
Dan is er nog de kwaliteit. Hierbij is het belangrijk in het achterhoofd te houden dat het proces in deze cursus voorop staat. Niet het einddoel, maar de weg daarnaartoe, of je dat doel nu wel of niet behaalt. Dat houdt in dat al onze stappen een theoretische onderbouwing moeten krijgen en dat we daarnaast ook kritisch mogen zijn op die stof.
Zoals al besproken in onze vorige blog organiseren we onze groep als projectgroep, al heeft dat in het kader van deze cursus ook enige problematische aspecten.
Als laatste aspect is er dan nog de communicatie. Onze interne communicatie verloopt via allerlei kanalen. Als groep zien we elkaar sowieso bij de colleges mediawijsheid, maar daarnaast gebruiken we ook Google docs om te kunnen brainstormen tussen colleges door en onderhouden we contact via Whatsapp. Op die manier kan je elkaar snel op de hoogte stellen van ideeën of initiatieven. Naar buiten toe willen we voor onze communicatie gebruik maken van deze blogs, onze Facebookpagina en ons Twitter account.

Bronvermelding

Kamphorst, M. (2010). Projectmanagement op school. Opgehaald van Blackboard: https://edubb.uvt.nl/bbcswebdav/pid-1189240-dt-content-rid-3417216_1/courses/820134-2014-2015/Project%20Management%20op%20school%281%29.pdf

4. (1) Onze groep ingericht als projectgroep

Stap 4 (1): onze groep, een projectgroep
Een 'project' is een veelgebruikt containerbegrip. Veel mensen hanteren een verschillende definitie van een project, of van projectmatig werken (Kamphorst, 2010). Het is daarom nuttig een eenduidige omschrijving te geven van wat wij onder een project verstaan en hoe wij onze groep willen gaan inrichten als projectgroep.

Verschil project en programma
Het woord project is afkomstig uit het Latijn. Het stamt af van het woord 'projectum', wat zoveel betekent als: 'om iets vooruit te gooien'. Zodoende kan je het woord project uitleggen als 'iets dat voor iets anders gebeurt.' Bij een project hou je altijd de blik op de toekomst gericht, op het doel dat je wilt bereiken. Ze komen dan ook voort uit een ambitie, een doel of een wens. Andere kenmerken van een project zijn dat er een concreet eindresultaat voor ogen gehouden wordt, en dat er sprake is van een duidelijk begin- en eindpunt. Daarnaast is er bij een project sprake van een samenspel van activiteiten en opdrachtgevers. De opdrachtgever wil immers dat het project wordt gehaald met verbruik van zo min mogelijk middelen (Kamphorst, 2010). Een aanvulling hierop biedt Grit (2014). Hij stelt namelijk dat een project altijd een tijdelijk werkverband is en dat een project vaak interdisciplinair is. Daarnaast hangt projectmatig werken tussen improvisatie en routine in. Dat heeft alles te maken met de nieuwe aard van het project. Het is nog geen geijkte manier van werken geworden.

Samenvattend kunnen de volgende kenmerken van een project worden opgesomd:

• er is sprake van een concreet eindresultaat;
• er is een duidelijk begin- en eindpunt;
• het project moet worden gerealiseerd binnen bepaalde randvoorwaarden die beperkingen opleggen;
• er is één opdrachtgever en die heeft zich aan het project verbonden
• het project is tijdelijk van aard
• het gaat vaak om een interdisciplinaire manier van werken
• een project houdt het midden tussen improvisatie en routinematig werken (Kamphorst, 2010; Grit, 2014).

Waar in een project het behalen van één eindresultaat centraal staat is een programma bedoeld om één of meerdere doelen te bereiken. Het gebeurt vaak dat er binnen een organisatie tegelijkertijd meerdere projecten lopen die gezamenlijk als doel hebben om een bepaalde verandering te bewerkstelligen. Wanneer de doelen van die projecten in samenhang zijn geformuleerd is er sprake van wat Kamphorst de 'programma-aanpak' noemt. Binnen zo'n programma worden allerlei activiteiten ontplooid die gezamenlijk richting het doel, de verandering, toe werken. Vanuit één centraal punt wordt ervoor gezorgd dat die verschillende activiteiten met elkaar samenhangen, dat wordt verzorgd door de programmamanager. Simpel gesteld kan een project wel binnen een programma vallen, maar een programma kan nooit onderdeel uitmaken van een project (Kamphorst, 2010).

Wat houdt projectmatig werken in?
Volgens Kamphorst (2010) wordt projectmatig werken gekenmerkt door vier principes:

• eerst denken, dan doen;
• resultaatgericht werken;
• planmatig werken;
• afspraak is afspraak.

Het gaat bij het werken aan een project uiteraard om een combinatie van deze verschillende principes.

De fases van een project
Wat Kamphorst (2010) daarnaast ook mist is dat er verschillende fases in een project zitten. Je kunt niet zomaar als een ongeleid projectiel aan de slag gaan en maar zien waar je uit komt. Grit (2014) biedt hier dan ook een nuttige aanvulling op, door een aantal fases uiteen te zetten waar je een project in kunt opdelen.
Allereerst is er het initiatief. Dat houdt in dat er een idee wordt bedacht en dat er wordt nagedacht over de haalbaarheid daarvan. De volgende stap is een definitie van het einddoel opstellen. Je denkt na over de wensen en eisen die aan het einddoel mogen worden gesteld. De derde stap die gezet moet worden is het nadenken over de vorm van het project. In welk format ga je het project uitvoeren? Daana ga je aan de slag met het plan van aanpak, waarin je nadenkt over hoe je alles gaat aanpakken en goed kijkt naar een eventueel budgetplan. De vijfde stap is het daadwerkelijk uitvoeren van het project. Je brengt je ideeën dan in de praktijk. Met het uitvoeren van je project ben je er echter nog niet, want na afloop van het project is de laatste stap die je uitvoert een stukje nazorg. Je rondt alles dan netjes af.

De indeling van een groep in een projectgroep
Daarnaast is er nog de concrete indeling van een groep als projectgroep. Je zou kunnen stellen dat dat bij het van Mediawijsheid enigszins problematisch is. In het klassieke schema, zoals uiteengezet door Kamphorst in Projectmanagement op school (2010), is er een opdrachtgever aanwezig, een projectleider en een projectteam. De opdrachtgever wil de resultaten van het project behalen, de projectleider stuurt het team aan en het projectteam voert het project uit.

In het geval van Mediawijsheid zou je kunnen stellen dat je als groep zowel opdrachtgever als projectteam bent en eigenlijk ook een beetje projectleider. In de eerste plaats sturen we onze eigen activiteiten namelijk aan. We maken zelf een plan en bedenken zelf een mediastrategie die we gaan uitvoeren om het door ons gekozen doel te bereiken. Zo hebben we ook zelf ons projectplan opgesteld, normaal een taak voor de projectleider. We hebben zelf ons goede doel benaderd, in plaats van zij ons. Dit is gebeurd in het kader van een collegereeks aan de Universiteit van Tilburg, dus je zou daarmee ofwel dat vak, ofwel onze groep als opdrachtgever kunnen zien, omdat de aanzet van daaruit is gekomen. Als laatste voeren we ook zelf dit project uit, waarmee we dus zelf ook binnen de rol van projectteam vallen.

Dat alles maakt dat deze rollen redelijk met elkaar vervlochten zijn binnen het kader van het vak Mediawijsheid en dat maakt onze opzet als projectgroep dan ook gecompliceerd. Je zou echter wel kunnen stellen dat er desondanks van bovenaf sprake is van enige 'checks and balances', juist omdat het project gebeurt in het kader van een vak aan de Universiteit van Tilburg. Er zijn tussentijdse opdrachten geformuleerd en aan het eind vindt er ook een toetsing met toekenning van een cijfer plaats. Dit zorgt ervoor dat je als groep niet 100% vrij gelaten wordt in je doen en laten, waardoor je zelf ook kritischer wordt op de kwaliteit van het werk dat je aflevert.

Bronvermelding

Grit, R. (2014). Projectmanagement. Groningen: Wolters-Noordhoff.

Kamphorst, M. (2010). Projectmanagement op school. Opgehaald van Blackboard: https://edubb.uvt.nl/bbcswebdav/pid-1189240-dt-content-rid-3417216_1/courses/820134-2014-2015/Project%20Management%20op%20school%281%29.pdf

Draagvlak voor Defensie en thuisfront

Al vaker hebben we gezegd dat we het belangrijk vinden om meer aandacht te vragen voor het leven van militair en thuisfront. Deze blogpost gaat dan ook niet over onze actie in het bijzonder, maar over het belang van Defensie en aandacht voor het thuisfront dat erachter staat. Daarvoor verwijzen we naar twee verschillende berichten.

Historicus Geerten Waling schreef een week geleden in een gastcolumn voor de Volkskrant over de overdaad aan redenen om de Nederlandse krijgsmacht te versterken. Op Facebook en Twitter ging het snel rond, met name door zijn spraakmakende opmerking "We betalen gemiddeld evenveel voor onze smartphone als voor ons leger". Hij noemt als probleem onder meer het gebrek aan draagvlak voor Defensie. Vanuit het ministerie wordt eraan gewerkt om dit te vergroten door voor meer zichtbaarheid te zorgen via bijvoorbeeld de nieuwe stijl landmachtdagen verspreid door het hele land, in plaats van op één wisselende locatie.

De gebrekkige draagkracht voor Defensie in onze samenleving levert voor het thuisfront ook nog wel eens problemen op. Met name de mensen in de directe omgeving van een militair lopen aan tegen onbegrip en onwetendheid. De vrouw van een militair, die anoniem blogt over haar ervaring als 'thuisfronter', viel het afgelopen jaar op dat partners van militairen soms veel moeite hadden tot goede afspraken te komen met hun werkgever.

"Op het moment dat de vakantie periode doorgegeven moest worden, heb ik aangegeven dat ik dat niet kon omdat ik niet wist wanneer mijn man terug zou komen. Daar kreeg ik in eerste instantie het antwoord op dat ik dan misschien pech had. Dan zakt de wereld even onder je weg... (...) Mijn manager had geen flauw benul hoe ik de dagen doorkwam. Hij had geen flauw idee dat er zo maar iets kon wijzigen in een datum e.d. Hij snapte niet dat bij Defensie door omstandigheden er geen zekerheid gegeven kon worden. Hij wist niet dat ik soms na het werk thuis kwam in een leeg huis en dan kon inklappen. Hij begreep niet waarom ik met dikke ogen op het werk zat omdat er iets was gebeurd in dat verre land."

 Dit zijn slechts twee voorbeelden uit de praktijk van Defensie, thuisfront en de samenleving over het contact tussen de verschillende werelden die het zijn, en vooral de verbeteringen die in dat contact mogelijk zijn, als er meer aandacht en waardering voor komt.

Advertentie voor de nieuwe stijl Landmachtdagen in 2014