Projectdefinitie
Als onderdeel van het vak Mediawijsheid aan de Universiteit van Tilburg hebben wij een groep gevormd en een goed doel gekozen dat wij graag willen helpen. Ons oog is daarbij gevallen op Hulp voor Helden. Hulp voor Helden is een goed doel dat zich inzet voor het welzijn van militairen en veteranen, of, zoals ze het zelf formuleren in hun missie:
"Hulp voor Helden wil het welzijn bevorderen van mensen die militair of veteraan zijn."
Om daar naartoe te werken hebben ze zelf al allerlei mooie projecten opgezet, waar belangstellenden geld aan kunnen doneren. Wij hebben dan ook besloten om bij een al bestaand project aan te sluiten, namelijk het dagboekjes project.
Met het dagboekjes project wordt een totaalbedrag van 10.000 euro ingezameld, om sets van twee dagboekjes en een schrijfcassette te kunnen verstrekken aan militairen die uitgezonden worden en hun thuisfront. Op dit moment is al 38% van dat bedrag opgehaald, 3800 euro dus. Ons leek het een mooi streven om het overige bedrag te willen gaan ophalen, door middel van een slim inzetten van verschillende media.
Door ervaringen op te schrijven terwijl de militair op uitzending is en het leven thuis toch ook gewoon verder gaat, blijven de twee verschillende fronten desondanks verbonden. Wanneer de militair weer thuis komt kunnen de dagboekjes uitgewisseld worden, waardoor iedereen snel op de hoogte is van wat er allemaal gebeurd is in de tussentijd. De tijd die de militair thuis kan doorbrengen is misschien maar kort en dus bijzonder kostbaar. Het is dan extra fijn als iedereen snel op de hoogte gebracht kan worden van wat er allemaal gebeurd is.
We leven echter in het tijdperk van social media, die het steeds gemakkelijker maken om contacten te leggen met mensen ver weg en dichtbij. Een kritische vraag zou dus de volgende kunnen zijn: "waarom zijn die dagboekjes eigenlijk nodig, ze kunnen toch ook met elkaar mailen of skypen?" In de eerste plaats is het verkrijgen van een goede internetverbinding op een uitzending minder vanzelfsprekend dan voor iemand die in het gemak van zijn of haar eigen huis verkeert. Een belangrijker punt is echter dat niet alle ervaringen op het moment dat ze gebeuren, of net gebeurd zijn al verteld mogen worden aan de buitenwereld. Dat heeft natuurlijk alles te maken met veiligheid. Je kunt wel aan het thuisfront mailen dat je de volgende dag een aanval zult doen, maar voor hetzelfde geld komt die informatie in verkeerde handen terecht. Daarmee riskeer je de veiligheid van niet alleen jezelf, maar ook talloze anderen. De dagboekjes vormen hier een oplossing voor. Zo kunnen ervaringen toch direct worden opgeschreven, zonder dat de veiligheid in het geding komt. Het direct opschrijven is een ander punt van belang. Hoe vaak vergeten we zelf eigenlijk iets? Ons geheugen is niet feilloos en ook daarom zijn de dagboekjes belangrijk. Ze bieden de militair en het thuisfront de mogelijkheid om een zo volledig mogelijk verhaal te vertellen aan elkaar, zonder belangrijke gebeurtenissen of emoties te vergeten, omdat daar even niet aan gedacht wordt, of omdat die alweer vergeten zijn.
Risicomanagement
In Kamphorst (2010) wordt risicomanagement als volgt gedefinieerd:
"Alle potentiële, niet geplande gebeurtenissen, die het behalen van ons projectplan in gevaar kunnen brengen. Wat kan ons project laten mislukken? Wat kunnen we doen om dat te voorkomen?" Als groep onderscheiden we een aantal belangrijke risicofactoren, namelijk:
- Een van ons stopt met het vak of de studie.
- Een van ons wordt langdurig ziek en kan daardoor weinig tot niets meer bijdragen aan de groepsactiviteiten.
- De media-aandacht die we genereren keert zich tegen ons of ons goede doel.
- De mediastrategie die we hanteren leidt niet tot het gewenste effect.
Wat we doen als de media-aandacht die we weten te genereren zich tegen ons keert moeten we met name dan bekijken. Gaat het om een reactie die veel aandacht trekt, of is het iets relatief kleins bijvoorbeeld? Waar reageren mensen op? Gaat het om een misverstand? Samengevat: we zullen dan dus moeten kijken om wat voor soort reactie het gaat en aan de hand daarvan bijvoorbeeld reageren met aanvullende informatie over wat we precies willen bereiken, of wat het belang van dit doel is.
Het laatste risico dat we zien is het hebben van een niet-werkende mediastrategie. In dit opzicht zullen we erg alert moeten zijn en continu in de gaten moeten houden of onze mediastrategie wel oplevert wat we willen dat het oplevert. Zodra we merken dat het mis gaat moeten we gaan analyseren op welk punt het dan mis gaat en wat we moeten aanpassen om bijvoorbeeld beter bij ons publiek en onze doelgroep aan te sluiten. We zullen dus gaandeweg moeten blijven reflecteren op ons proces.
Activiteitenplan
In het activiteitenplan worden de deelresultaten en de weg daarnaartoe besproken. Hoe gaan we dit project uitvoeren, is hier de centrale vraag (Kamphorst, 2010).
In de eerste plaats zijn er de tussenstappen die we per college zetten in de richting van ons einddoel. Deze stappen verschaffen ons inzicht in de materie en zorgen ervoor dat we ons kunnen verdiepen in de stof, kunnen brainstormen over nuttige manieren om media in te zetten voor ons doel en hoe we ons zo goed mogelijk daarvoor in kunnen zetten. Kortom: deze tussenstappen zijn cruciaal voor het uiteindelijke einddoel. Zonder een aanloop kan je namelijk ook geen sprong in het diepe wagen. Daarnaast is er de concrete mediastrategie die we gaan uitwerken. Dit vormt de "sprong in het diepe" die wij gaan wagen, omdat een dergelijk strategisch mediagebruik nieuw voor ons is. Dat maakt het zowel een spannend als een leerzaam feit. Daarnaast lanceren we onze actie en daarmee onze mediastrategie bij de kick-off, in de week van 14 april. Daarvoor moet ons plan dus vorm hebben gekregen. Vóór 22 mei moet de overdracht van dit project aan ons goede doel hebben plaatsgevonden en dat is, tezamen met onze reflectie, de laatste stap in dit proces. Dan zal blijken of wij de doelstelling hebben gehaald of niet en waardoor dat is gekomen.
Beheersplan
Een beheersplan omvat alle afspraken rondom tijd, geld, kwaliteit, organisatie en communicatie. Het gaat hier over de middelen waarmee we het project uitvoeren (Kamphorst, 2010).
Wat betreft tijd zijn er twee vaststaande data, namelijk de kick-off en de overdracht. De kick-off vindt plaats in de week van 14 april en de overdracht van dit project aan ons goede doel, Hulp voor Helden, moet plaatsgevonden hebben voor 22 mei.
Met geldzaken hebben we alleen te maken in de zin van hoe we met het opgehaalde geld omgaan, we hebben als groep namelijk geen budget om te besteden. Verwijzen we belangstellenden direct door naar de website van Hulp voor Helden of roepen we zelf tijdelijk iets in het leven om zo de voortgang richting ons doel bij te houden? We hebben ervoor gekozen gebruik te gaan maken van een crowdfunding website. Hiermee kunnen we onze eigen voortgang meten en dat iets in de eerste plaats iets wat we erg belangrijk vinden. Daarnaast vinden we het ook simpelweg leuker om Hulp voor Helden een concreet bedrag te kunnen aanbieden bij de overdracht.
Dan is er nog de kwaliteit. Hierbij is het belangrijk in het achterhoofd te houden dat het proces in deze cursus voorop staat. Niet het einddoel, maar de weg daarnaartoe, of je dat doel nu wel of niet behaalt. Dat houdt in dat al onze stappen een theoretische onderbouwing moeten krijgen en dat we daarnaast ook kritisch mogen zijn op die stof.
Zoals al besproken in onze vorige blog organiseren we onze groep als projectgroep, al heeft dat in het kader van deze cursus ook enige problematische aspecten.
Als laatste aspect is er dan nog de communicatie. Onze interne communicatie verloopt via allerlei kanalen. Als groep zien we elkaar sowieso bij de colleges mediawijsheid, maar daarnaast gebruiken we ook Google docs om te kunnen brainstormen tussen colleges door en onderhouden we contact via Whatsapp. Op die manier kan je elkaar snel op de hoogte stellen van ideeën of initiatieven. Naar buiten toe willen we voor onze communicatie gebruik maken van deze blogs, onze Facebookpagina en ons Twitter account.
Bronvermelding
Kamphorst, M. (2010). Projectmanagement op
school. Opgehaald van Blackboard:
https://edubb.uvt.nl/bbcswebdav/pid-1189240-dt-content-rid-3417216_1/courses/820134-2014-2015/Project%20Management%20op%20school%281%29.pdf
No comments:
Post a Comment